Con la automatización es posible controlar todos los registros de sucesos y todos los problemas que aparecen.
Considerada un factor decisivo en la entrega rápida de servicios, la automatización es pieza fundamental para mejorar los procesos en las empresas. Utilizando un software adecuado para cada emprendimiento, la automatización mejora la calidad de los servicios y ese factor influye directamente en la satisfacción del cliente, además de reducir los costos y aumentar los aciertos. Con esto, la reducción de los costos operacionales es el resultado más significativo del proceso, pero no es el único. Automatizar tareas manuales, rutinarias y repetitivas disminuye la incidencia de errores, aumenta la conformidad a las políticas y padrones, mejora la calidad de los servicios y consecuentemente, amplía la disponibilidad de la empresa para atender nuevos clientes.
De esa forma, la automatización tiene como objetivo definir y optimizar los procesos de negocios, pues éstos serán ejecutados sobre el plan automatizado. Vale la pena resaltar que este procedimiento no está limitado a un solo tipo de ejecución de actividades automáticas por computadoras, si no que va más allá, manteniendo una amplia intervención humana y la participación de los diferentes participantes relacionados, como colaboradores, clientes y socios.
Pero, ¿cómo puede analizarse la calidad y el proceso de automatización?
La respuesta es compleja y varía de acuerdo a su necesidad y a la realidad de cada empresa. Pero, en general, la automatización que es hecha con calidad, proporciona muchas ventajas, entre ellas la seguridad, debido a que con el proceso es posible controlar todos los registros y todos los problemas que aparecen. En contraste, es posible controlar también las soluciones que se ejecutan actualmente, llevando a uno de los monitoriamientos más eficientes del proceso interno. Entre otros factores positivos, la automatización permite un seguimiento diario, evitando prejuicios y la pérdida de productividad causadas por las fallas del sistema. Y en caso de ser necesaria una auditoría en la empresa, el proceso permite el control de programas y dispositivos que ayuden a procesar la información. Otro beneficio es que se gana más tiempo en el día a día. Un soporte eficiente fuera del lugar y el horario de trabajo también es una demanda fácilmente atendida cuando se adopta un sistema de automatización.
Al invertir en un proceso de automatización es importante no dejar de lado el área de TI, ya que existe el riesgo de que ese sector tan importante que garantiza el buen funcionamiento de las demás áreas, no actúe con todo su potencial como facilitador del crecimiento de la organización.
Importancia y calidad de la automatización
Hoy en día con un mundo corporativo tan competitivo, tener calidad en la prestación de servicios es lo mínimo que una empresa puede ofrecer. Cada corporativo debe analizar muy bien lo que necesita y verificar la importancia de la contratación del servicio. En el caso de la automatización, es necesario que se tenga en cuenta que la operación de TI es básicamente una serie de rutinas. Eso significa que en promedio, un 80% de las actividades son repetitivas y de bajo valor para el negocio, aún con eso debenser ejecutadas, pues en caso contrario ponen en riesgo a la empresa. Es en ese momento que la automatización entra en escena, sin embargo debe ser analizada, ya que deja de ser una opción y comienza a ser una salida, pues hace operaciones más eficientes, aparte de ser una práctica extremamente eficaz.
Cuando se automatizan procesos, rápidamente es posible obtener un panorama más amplio de las necesidades de la empresa. Algunas empresas no comercializan paquetes completos, lo que torna aún más accesible todo el proceso. Por medio de la automatización se ofrece un mejor servicio al cliente, dada la rapidez y organización que la empresa comienza a tener, sin contar la reducción de costos. Otra ventaja de automatizar un proceso es que en los casos de que la interacción humana agregue poco valor a la realización de la tarea, estas actividades manuales pueden automatizarse, ahorrando tiempo y recursos, ya que si en un proceso, las personas necesitan interactuar con diferentes sistemas para realizar sus tareas, con la automatización es posible diseñarlo de tal forma que las interacciones sean hechas automáticamente. Ese cambio genera ganancias en la productividad, una vez que los participantes no tienen que insertar datos manualmente, lo que reduce la posibilidad de errores humanos, aumenta el control y la integración con otros sistemas.
Cabe recordar que un Business Process Management System (BPMS) ofrece, con la automatización, los siguientes controles de integridad de un proceso:
- El orden de las actividades es mantenido y regulado por el BPMS
- La realización de las actividades previstas es garantizada
- Garantía de las condiciones necesarias para el cierre de cada actividad
- Control de cadenas de responsabilidad (tomas de decisión)
Resumiendo, la automatización de un proceso permite obtener una gran cantidad y variedad de indicadores extremamente útiles para la gestión. Son medios que permiten saber, por ejemplo, cuánto tiempo se están invirtiendo en el proceso, si se detuvo, cuánto tiempo se detuvo y por qué se detuvo. Esto es posible porque el BPMS almacena toda la información referente a la ejecución de las instancias de los procesos. Automatizar el proceso es algo que debe ser analizado y puesto en práctica de acuerdo con cada empresa, sin olvidar que el área de TI también necesita ser automatizada.
Fuentes:
http://www.infoworld.com/article/2976946/systems-management/thin-line-between-good-and-bad-automation.html
http://www8.hp.com/br/pt/software-solutions/operations-orchestration-it-process-automation/
