Es necesario que exista un proceso bien definido y un equipo de personas preocupados con una implantación exitosa.
Cuando llega el día en el que la empresa adquiere un nuevo sistema y quiere implantarlo en toda la red, si no hay un planeamiento eficiente puede ser que se convierta en un gran dolor de cabeza, pero también puede llegar a ser algo muy exitoso si el equipo está engranado e informado sobre los cambios o posibles trastornos que podrían surgir en la red en ese momento de la implantación.
Para que la implantación se haga de la mejor forma posible, separamos algunos consejos:
1- Señale cuales son las necesidades
¿Cuáles son las principales reclamaciones de los usuarios finales? Dentro de la estructura que la empresa ya posee ¿qué puede ser aprovechado y mejorado? ¿qué debe descartarse? Dentro de las estrategias de negocios de la empresa ¿cómo la tecnología de la información puede ser útil y cuáles son las inversiones necesarias para tal fin? Esas son algunas de las preguntas que se tienen que responder antes de definir cuáles serán las soluciones que deben ser buscadas en relación a la TI para que sean efectivamente útiles para el negocio.
2- Elija el mejor sistema
Después de haber hecho el primer estudio, empieza la fase de encontrar las mejores soluciones. Estudie qué es lo que está comprando, qué es lo que se le entregará, cuando se lo entregarán, cuál es el soporte que el proveedor le ofrece para ayudarle en la implantación, si hay algún tipo de entrenamiento, cuáles son los riesgos que pueden existir para que su red, si existe algún tipo de personalización, además de saber cuáles son las garantías que la empresa le ofrece. Esos son detalles fundamentales.
3- Señale cuáles serán los costos, pero también los beneficios
Cuando se piensa en un nuevo sistema, indirectamente se implica en la alteración de costos. Para el departamento de finanzas puede realmente significar un costo más grande, pero el papel del líder de la TI y del departamento como un todo, es mostrar que esta inversión traerá beneficios para el negocio, además de beneficios claros para los usuarios. Es importante que se muestre eso de forma bastante objetiva para la dirección de la compañía.
4- Desarrolle una metodología para la implantación del sistema e informe los plazos
La metodología debe mostrar cómo se hará, cuáles serán las etapas, los plazos de cada una, si existe algún riesgo en la red, si en algún momento se pondrá lenta, si habrá falta de comunicación o algún tipo de complicación que pueda atrasar el trabajo del usuario final. La metodología es como un proyecto, que debe tener planeamiento, ejecución, monitoreo y control, así como clausura. Después de definida, puede ser llevada a discusión con la dirección de la empresa, por ejemplo, quién puede querer dar alguna sugerencia.
5- Involucre todo el equipo
El éxito de la implantación de un sistema depende directamente de las personas, por eso es importante involucrarlas en el proceso. Explique la necesidad de tener un nuevo sistema y que es lo que en la práctica cambiará en el día a día de cada colaborador. Muestre los beneficios esperados y refuerce que la dedicación de cada uno es necesaria para que la implantación sea un éxito.
6- Comuníquese
Es muy importante que el usuario final sepa cuáles serán las etapas y en qué momentos puede ponerse lenta la red, para que puedan programar su día de trabajo. Por eso, no se avergüence ni tenga miedo de comunicarse. Sea claro y eficiente en los comunicados. Encuentre el camino correcto dentro de su empresa para emitir avisos: intranet, por email, cara a cara, durante el break, un comunicado impreso en un mural. Vea cuales son las posibilidades y esfuerce para que todos comprendan.
7- Organice entrenamientos internos
¿De qué sirve tener un sistema nuevo si las personas no lo saben usar? Por más didáctico, intuitivo e interactivo que el sistema pueda parecerle, el hecho de que exista alguien que explique las principales herramientas y formas de usarlas, acelera la adaptación del equipo. Además, en los entrenamientos, se pueden despejar las dudas de varias personas al mismo tiempo, disminuyendo el tiempo de implantación.
Aunque se sigan todos estos pasos, seguramente surgirán complicaciones e imprevistos, pero prevenir parte de los problemas hace con que el proceso se convierta en algo más tranquilo para el equipo de TI, así como para quien irá aprovechar esa tecnología.
Fuentes:
http://www.opservices.com.br/5-cuidados-essenciais-antes-de-iniciar-a-implantacao-de-sistemas/
http://www.tiespecialistas.com.br/2011/05/implantacao-de-sistemas-sem-surpresas/
